Die Einführung eines Enterprise-Content-Management Systems birgt viele besondere Herausforderungen, viele von ihnen sind in der untenstehenden Grafik dargestellt. Das strukturierte Herangehen an diese Problematiken und die zielgerichtete und effiziente Lösung ist entscheidend für den Erfolg eines Einführungsprojektes und den weiteren Betrieb des ECM-Systems.

netea unterstützt Ihr Unternehmen bei der Bewältigung dieser Herausforderungen. Hierbei helfen wir nicht nur bei der technischen Implementierung, sondern wir helfen auch bei Change Management während des Roll-Outs, bei der Definition von operativen Prozeduren und bei der Einführung von Release- und Deployment Management für Updates und Konfigurationsänderungen.

Bei der Betrachung der Phasen erscheint eine ECM-Systemeinführung zunächst wie eine weitere Einführung eines operativen Software-Systems. Doch es gibt einen weitreichenden Unterschiend: Ein ECM-System berührt jeden Beschäftigten im Unternehmen, von der Geschäftsleitung und Verwaltung bis zum Verkauf, Entwicklung und Produktion. Jeder Beschäftige arbeitet mit Dokumenten und besitzt Informationen, die von hohem Wert für das Unternehmen sind. Während diese Informationen in der Vergangenheit sehr restriktiv gehandhabt wurden und der Zugang zu ihnen schwierig und aufwendig war haben moderne Unternehmen den Wert dieser Informationen erkannt und treffen Entscheidungen auf der Basis von Fakten, die aus einer breiten Auswertung von Erkenntnissen beruhen statt dem Bauchgefühl zu folgen.

ECM_Systeme betreffen nicht nur jeden Beschäftigten, sie sind auch einzige der Ort an dem jegliche Geschäftsdokumente aufgehoben werden: Ein ECM-System ist der Bewahrer der unternehmensrelavanten Informationen und der Archivar der geschäftsrelevanten Fakten. Es erlaubt beweiskräftige Audits, erfüllt gesetzliche Regularien, ist eine Schlüsselkomponente für Datenschutz und speichert Informationen im Personalwesen über Buchführung und Controllung bis zu Produktionsaufträgen. In anderen Worten ist es die Quelle und das Ziel für jedes einzelne geschäftsrelevante Informationsquantum.

Ein ECM-Systme erzwingt Veränderung: Es verändert die meisten gewohnten Geschäftsabläufe und erneuert in allen Fällen die Prozesse zur Informationsablage. Jede geschäftsrelevante E-Mail, jedes Fax oder Schriftstück, alle Aufträge, Verträge, Memos und Protokolle werden im zentralen ECM-System gesspeichert. Ein ECM-System bildet die Zentrale für Informationsbewahrung und -fluß.

Als Infrastrukturkomponente wird ein ECM-System von vielen Anwendern gar nicht wahrgenommen, es wird indirekt über Integrationen in andere Software-Systeme wie CRM-, ESP-, PDM-Systeme oder über Zugriffsportale verwendet. In vielen Fällen müssen diese Integrationen erst definiert und geschaffen werden, in allen Fällen ist eine unternehmensspezifische Ausrichtung vonnöten.

Unter Berücksichtigung dieser komplexen Eigenschaften von ECM-Systemen ist die Notwendigkeit von sorgfältiger Planung und strukturierter Einführung von ECM-Systemen offensichtlich um Irrwege im Labyrinth der unternehmensweiten Softwareeinführung zu vermeiden.

Bitte wenden Sie sich an netea für weitere Informationen. Wir können Ihnen sicherlich mit unserer langjährigen Erfahrung weiterhelfen.